In un mondo che prosegue a passo spedito, la conservazione sostitutiva è sempre più utilizzata. Ma che cos’è la conservazione sostitutiva e come diventare professionisti in questo settore?
Cos’è la conservazione sostitutiva
La conservazione sostitutiva è legata al mondo della realizzazione e digitalizzazione dei vari documenti. L’obiettivo delle aziende è quello di sostituire i documenti contabili con dei file in modo da rendere tutto altamente tecnologico, preservarne la validità legale, risparmiare risorse e azzerare il rischio di cancellazione e depauperamento.
I documenti trattabili sono moltissimi: dai libri contabili ai contratti di lavoro passando per tutti gli archivi e finendo ai modelli fiscali e amministrativi. Basti pensare ai fogli e documenti stampati e conservati dei decenni passati per rendersi conto di quanto essi siano innumerevoli e occupino un notevole spazio, senza dimenticare quanto sia difficile reperirli in quanto necessitano di ordine, un luogo adatto e personale addetto alla ricerca.
Le conseguenze dell’avere tutti i documenti in formato cartaceo sono molte: ritardi nella ricerca, nell’invio di determinati documenti fino allo smarrimento di alcuni di essi. Per risolvere queste problematiche è naturale pensare alla conservazione digitale degli stessi, in questo modo milioni di documenti possono essere conservati e riuniti in un solo dispositivo, ci vorranno pochissimi minuti per cercarli e il tutto gioverà di un notevole risparmio in termini economici e di spazio. Per godere però della migliore conservazione sostitutiva possibile è doveroso appoggiarsi alla figura di un professionista specializzato in questo campo.
La figura del professionista della conservazione sostitutiva
Il professionista della conservazione sostitutiva è colui che ha il compito di monitorare il sistema di conservazione, definirne tutti i requisiti e le caratteristiche, attuarne il processo secondo le regole della normativa vigente, occuparsi del rapporto di versamento, sottoscrivere il pacchetto di distribuzione e infine curare l’aggiornamento dei file. È l’unica persona esperta e competente nel ruolo di conservazione e digitalizzazione dei documenti.
Questo professionista può operare il lavoro in maniera autonoma, occupandosi quindi di un rapporto diretto con i clienti, oppure in maniera dipendente lavorando per enti o aziende che necessitano di questo processo. Al momento è la conservazione sostitutiva l’unica alternativa al futuro in quanto è impensabile che le aziende continuino a stampare e ordinare tutti i documenti amministrativi, contabili e fiscali di cui hanno bisogno.
Per migliorarne l’aspetto è fondamentale quindi procedere per via digitale dove i file vengono scritti al computer e sono facilmente salvabili sul dispositivo piuttosto che scrivere tutto a mano. Anche le Aziende Ospedaliere si stanno aggiornando e propongono cartelle digitali e non più quelle cartacee di un tempo, queste ultime dovranno poi essere archiviate e conservate in modo che i pazienti possano avere la possibilità di accedere al servizio e poter inviare la cartella al proprio medico o ad altri professionisti sanitari nel futuro.
Anche con l’avvento della fatturazione elettronica le aziende dovranno inviare le fatture alla Pubblica Amministrazione e quindi dovranno per forza di cose essere conservate in digitale; insomma la società prosegue in quel senso perciò tutti gli altri dovranno rinnovarsi e abituarsi a questo tipo di comunicazione e conservazione.
Quali vantaggi ci sono?
Nello specifico, i vantaggi della conservazione sostitutiva riguardano il risparmio economico perché verranno cancellati i costi della stampa e dell’acquisto della cancelleria oltre all’eventuale affitto di locali e archivi fisici. Dal punto di vista ambientale, gli alberi verranno preservati e non dovranno più essere distrutti per la produzione di fogli di carta.
Le aziende potranno godere di una velocità senza eguali in quanto la ricerca è completamente immediata, basterà semplicemente inserire manualmente il numero o il nome di riferimento così che l’intero processo contabile e amministrativo rileverà in automatico il dato ricercato. Questo discorso prosegue con l’ottimizzazione aziendale perché semplifica il lavoro del personale amministrativo e di tutte le attività in generale. Infine, un altro motivo per cui bisognerebbe affidarsi alla conservazione sostitutiva è che in questo modo i file non verranno mai cancellati, non verranno mai persi e non subiranno danni dovuti al passare del tempo, all’azione di incendi, furti o danni dolosi in quanto questi vengono sottoposti a dei backup periodici che permetteranno di poterli recuperare anche quando un dispositivo smetterà di funzionare. Il risultato è una assoluta sicurezza e protezione dei dati oltre a una lunga conservazione nel tempo.
L’Italia e la conservazione sostitutiva
Attualmente la situazione italiana non è delle migliori in quanto nel nostro Paese la diffusione della conservazione sostitutiva è sotto gli standard europei. Un ostacolo è sicuramente la normativa attuale, che deve essere modificata e aggiornata in modo da essere al passo con le nuove tecnologie, in questo senso abbiamo avuto delle nuove normative a partire dal 2013 quindi una tempistica abbastanza recente.
Solamente nel 2013, infatti, ci sono state le prime regolamentazioni in termini di conservazione e verifica della firma digitale, in seguito, nel 2014 sono sopraggiunti altri due decreti che trattano di documenti digitali e riproduzione oltre alle regole tecniche che gestiscono le copie, le riproduzioni, le duplicazioni e i documenti informatici. La figura del professionista della conservazione sostitutiva è ancora una novità e solamente negli ultimi anni si è riscontrato il problema di reperire una persona che si occupi di questo ambito e lo svolga con la maggiore competenza possibile.
Attualmente ci sono diverse aziende che si occupano di dematerializzazione dei documenti come la Savino Solution, quest’ultima offre diversi servizi di progettazione, sviluppo, consulenza tecnologica, consulenza per la conservazione dei documenti e record con certificazione AGID. L’obiettivo è che le università e i corsi di formazione si accodino per la preparazione di nuovi professionisti così che la conservazione sostitutiva non sia più un’eccezione ma rappresenti la regola per una serie di enti e aziende interessate alla preservazione dei propri documenti e alla gestione di tutto il processo. Il tutto è improntato per l’avanzamento sociale del Paese e per il miglioramento di tutti i servizi associati alla conservazione sostitutiva.
